Checklist complète : tout ce qu'il faut prévoir pour un week-end de 40 personnes

Catégorie : Guide · Par HousePark — Maisons événementielles Sud-Ouest

40 personnes, un week-end, zéro galère. C'est possible avec une bonne préparation. Voici la checklist complète testée sur des centaines de groupes dans nos maisons HousePark.

📅 2 MOIS AVANT

☐ Définir les dates (sondage Doodle)
☐ Compter les participants confirmés
☐ Réserver la maison HousePark (60-75€/nuit/pers)
☐ Créer le groupe WhatsApp dédié
☐ Désigner les responsables (leader, trésorier, logistique)

💰 1 MOIS AVANT

☐ Créer la cagnotte (Leetchi/Lydia)
☐ Fixer le budget total par personne
☐ Envoyer le lien de paiement
☐ Relancer les retardataires
☐ Liste définitive des participants

🛏️ 2 SEMAINES AVANT

☐ Répartir les chambres
☐ Sondage régimes alimentaires
☐ Établir le planning indicatif
☐ Réserver les options (tireuse à bière...)
☐ Organiser le covoiturage

🛒 1 SEMAINE AVANT

☐ Liste de courses détaillée
☐ Répartir qui achète quoi
☐ Vérifier le matériel spécifique (déco, sono perso...)
☐ Rappel des règles (musique à l'intérieur !)
☐ Partager l'adresse et l'heure d'arrivée

🧳 À EMPORTER (par personne)

☐ Draps/serviettes (vérifier si fournis)
☐ Maillot de bain
☐ Tenue de soirée
☐ Chaussures de sport (padel, rando)
☐ Crème solaire
☐ Médicaments personnels
☐ Chargeur de téléphone
☐ Enceinte bluetooth (backup)

🍖 COURSES POUR 40 PERSONNES

Petit-déjeuner (x2 matins)

☐ Pain/viennoiseries : 30 baguettes + 80 croissants
☐ Beurre : 2 kg
☐ Confiture : 6 pots
☐ Café : 2 kg
☐ Jus d'orange : 15 L
☐ Lait : 10 L

Barbecue (pour 40)

☐ Saucisses : 100-120
☐ Merguez : 80
☐ Côtes : 50
☐ Brochettes : 80
☐ Salades : 5 kg
☐ Pain : 15 baguettes

Boissons

☐ Eau : 50 L
☐ Soft : 30 L
☐ Bière : 100 bouteilles ou tireuse HousePark
☐ Vin : 20 bouteilles
☐ Apéro : 10 bouteilles

🎉 SUR PLACE - JOUR 1

☐ Accueil et visite des lieux
☐ Distribution des chambres
☐ Briefing règles (musique intérieur !)
☐ Rangement courses
☐ Lancement des premières activités

🧹 DÉPART - DIMANCHE

☐ Réveil collectif (pas trop tard !)
☐ Rangement par zones (chacun son espace)
☐ Vaisselle
☐ Poubelles sorties
☐ Vérification des chambres
☐ Tour d'état des lieux
☐ Photo de groupe finale

Budget récap : 60-75€/nuit/personne

Dans nos maisons du Lot-et-Garonne et du Gers, entre Bordeaux et Toulouse. Capacité 30-45 personnes.

Astuce : Imprimez cette checklist et cochez au fur et à mesure. Un week-end bien préparé = un week-end réussi !